Załącznik nr 1 do Regulaminu ShareMoments.pl
Wersja 1.3 · aktualizacja z 3 listopada 2026 r.: lokalizacja przechowywania plików zdjęć (§ 5.1) - Warszawa (Polska), bez zmiany listy podprzetwarzających i zakresu przetwarzania; zmiany redakcyjne z 13 października 2026 r. (wersja 1.2 - od 1 listopada 2026 r., wersja 1.1 - od 3 września 2026 r.)
Zmiany w wersji 1.2: zakres operacji i kategorie danych (§ 2.2, § 3), obowiązki Administratora (§ 6.4), nowy podprzetwarzający (§ 5.1).
Umowę akceptuje Fotograf przy pierwszym logowaniu do Serwisu (oświadczenie „Akceptuję Umowę powierzenia"). Forma elektroniczna spełnia wymóg formy pisemnej z art. 28 ust. 9 RODO.
1.1. Umowa zawierana jest pomiędzy:
1.2. Umowa określa zasady przetwarzania przez ShareMoments danych osobowych, których administratorem jest Fotograf, w związku ze świadczeniem usług Serwisu opisanych w Regulaminie.
1.3. Umowa stanowi integralną część Regulaminu. W razie sprzeczności w zakresie ochrony danych — pierwszeństwo ma niniejsza Umowa.
2.1. Cel: umożliwienie Administratorowi udostępniania galerii zdjęć jego klientom oraz prowadzenia sprzedaży zdjęć i produktów fotograficznych za pośrednictwem Serwisu.
2.2. Charakter i zakres operacji: przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, przeglądanie, udostępnianie klientom Administratora, generowanie wersji przetworzonych (miniatury, wersje ze znakiem wodnym), tworzenie produktów fotograficznych ze zdjęć oraz danych wskazanych przez Administratora (np. imię i nazwisko, grupa, placówka), wysyłka powiadomień e-mail i SMS do klientów Administratora, przekazywanie danych zamówienia do obsługi płatności i wysyłki, usuwanie.
2.2a. Automatyczna analiza obrazu. Na potrzeby kadrowania Serwis może automatycznie analizować kompozycję zdjęcia (położenie osoby w kadrze). Analiza nie służy do rozpoznawania ani identyfikacji osób i nie obejmuje danych biometrycznych.
2.3. Czas przetwarzania: przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług Serwisu (Regulamin), z zastrzeżeniem § 8.
3.1. Kategorie osób, których dane dotyczą:
3.2. Kategorie danych:
3.3. Administrator oświadcza, że nie umieszcza w Serwisie danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) inaczej niż w postaci wizerunku na zdjęciach, oraz że posiada podstawę prawną do przetwarzania wszystkich powierzanych danych, w tym zgody osób (a w przypadku dzieci — opiekunów) na przetwarzanie wizerunku.
ShareMoments zobowiązuje się:
4.1. przetwarzać powierzone dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (za takie polecenie uznaje się korzystanie z funkcji Serwisu oraz ustawienia konta) i wyłącznie w celu z § 2 — chyba że obowiązek przetwarzania nakłada prawo UE lub polskie (wówczas ShareMoments informuje Administratora przed przetwarzaniem, o ile prawo tego nie zakazuje);
4.2. nie sprzedawać, nie udostępniać ani nie wykorzystywać powierzonych danych i zdjęć do własnych celów, w szczególności marketingowych, prezentacyjnych ani do trenowania modeli uczenia maszynowego;
4.3. zapewnić, by osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności;
4.4. stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym: szyfrowanie transmisji, szyfrowanie wybranych danych, kontrolę dostępu do oryginałów zdjęć, kopie bezpieczeństwa, monitorowanie błędów i zdarzeń bezpieczeństwa, kontrolę dostępu opartą na rolach, oraz rejestrowanie dostępu personelu ShareMoments do konta Administratora (§ 4.11);
4.5. przestrzegać warunków korzystania z podprzetwarzających (§ 5);
4.6. w miarę możliwości pomagać Administratorowi — poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne — w realizacji żądań osób, których dane dotyczą (rozdział III RODO), oraz przekazywać Administratorowi żądania kierowane bezpośrednio do ShareMoments;
4.7. pomagać Administratorowi w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków), z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i dostępnych informacji;
4.8. zawiadomić Administratora o naruszeniu ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia, przekazując informacje niezbędne Administratorowi do ewentualnego zgłoszenia do organu nadzorczego;
4.9. po zakończeniu świadczenia usług — zależnie od decyzji Administratora — usunąć lub zwrócić powierzone dane oraz usunąć istniejące kopie, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie (§ 8);
4.10. udostępniać Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwiać audyty (§ 7).
4.11. Dostęp wsparcia technicznego. W celu świadczenia wsparcia (diagnozy zgłoszonego problemu, usunięcia awarii, pomocy w konfiguracji konta) upoważniony personel ShareMoments może uzyskać tymczasowy dostęp do konta Administratora, w tym możliwość działania w Serwisie jako Administrator („zaloguj się jako"). Taki dostęp:
a) następuje wyłącznie na zgłoszenie Administratora albo z uzasadnionej przyczyny technicznej (np. usunięcie awarii dotyczącej konta);
b) jest ograniczony do zakresu i czasu niezbędnego dla danej czynności;
c) może obejmować wgląd w powierzone dane klientów Administratora (w tym dane dzieci i rodziców), wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania czynności wsparcia; personel obowiązuje poufność (§ 4.3) i zakaz wykorzystania danych do własnych celów (§ 4.2);
d) jest każdorazowo rejestrowany (kto, kiedy, którego konta dotyczył); rejestr jest udostępniany Administratorowi na żądanie (§ 7);
e) jest sygnalizowany w interfejsie Serwisu w czasie jego trwania.
5.1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez ShareMoments z podprzetwarzających. Na dzień akceptacji Umowy są to:
5.2. ShareMoments zapewnia, że każdy podprzetwarzający jest związany obowiązkami ochrony danych co najmniej równoważnymi niniejszej Umowie.
5.3. ShareMoments informuje Administratora o zamierzonej zmianie podprzetwarzających (dodaniu lub zastąpieniu) z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, e-mailem lub komunikatem w panelu. Administrator może w tym terminie wnieść uzasadniony sprzeciw. W razie sprzeciwu, którego stronom nie uda się rozwiązać, Administrator może wypowiedzieć umowę o świadczenie usług Serwisu ze skutkiem na dzień planowanej zmiany.
5.4. Aktualna lista podprzetwarzających dostępna jest pod adresem sharemoments.pl/podmioty-przetwarzajace.
6.1. Administrator oświadcza, że jest administratorem powierzanych danych i przetwarza je zgodnie z prawem, w tym dysponuje podstawą prawną i — gdy wymagane — zgodami osób (wizerunek, dzieci).
6.2. Administrator odpowiada za treść i zakres danych umieszczanych w Serwisie, w tym za konfigurację modułu zgód RODO, treść klauzul informacyjnych przekazywanych swoim klientom oraz za realizację obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą.
6.3. Administrator nie powierza za pośrednictwem Serwisu danych, do których przetwarzania nie ma podstawy prawnej.
6.4. Umieszczając na produktach osoby spoza listy dzieci z formularzy zgód (np. nauczycieli), Administrator potwierdza w Serwisie, że ma ich zgodę, i odpowiada za jej uzyskanie oraz udokumentowanie.
7.1. ShareMoments umożliwia Administratorowi weryfikację spełnienia obowiązków z art. 28 RODO poprzez udzielanie pisemnych wyjaśnień oraz udostępnianie posiadanej dokumentacji (opisu środków bezpieczeństwa, listy podprzetwarzających).
7.2. Audyt na miejscu jest możliwy nie częściej niż raz w roku, po uprzednim uzgodnieniu terminu (min. 14 dni), w godzinach pracy, bez zakłócania ciągłości usług i z poszanowaniem poufności danych innych administratorów korzystających z Serwisu. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie po stronie ShareMoments.
8.1. Umowa obowiązuje przez czas obowiązywania umowy o świadczenie usług Serwisu.
8.2. Po jej zakończeniu ShareMoments — zgodnie z żądaniem Administratora zgłoszonym w ciągu 30 dni — usuwa albo zwraca powierzone dane (eksport) i usuwa kopie. Brak żądania w tym terminie oznacza polecenie usunięcia danych.
8.3. ShareMoments może zachować dane, których przechowywania wymaga prawo (np. dane transakcyjne na potrzeby rozliczeń), wyłącznie w tym zakresie i przez wymagany okres.
8.4. Kopie bezpieczeństwa zawierające powierzone dane są nadpisywane w toku standardowego cyklu backupu; ShareMoments nie odtwarza z nich danych po ich usunięciu, poza przypadkiem awarii.
9.1. Każda ze stron odpowiada za szkody spowodowane naruszeniem przez nią przepisów o ochronie danych oraz niniejszej Umowy, na zasadach art. 82 RODO oraz Kodeksu cywilnego.
9.2. Odpowiedzialność ShareMoments wobec Administratora z tytułu niniejszej Umowy ograniczona jest zgodnie z § 9.3 Regulaminu, z wyłączeniem szkód wyrządzonych umyślnie oraz przypadków, w których ograniczenie jest niedopuszczalne.
10.1. Zmiany Umowy wymagają formy elektronicznej (aktualizacja treści + ponowna akceptacja lub powiadomienie z 30-dniowym wyprzedzeniem, w trybie jak dla zmian Regulaminu).
10.2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę o ochronie danych osobowych oraz Kodeks cywilny.
10.3. Prawo właściwe: polskie. Sąd właściwy: dla siedziby ShareMoments.
Anna Wojtkowiak Photography
Bucharzewo nr 143, 64-410, woj. wielkopolskie
E-mail: kontakt@sharemoments.pl · Telefon: 607 954 220