Polityka Prywatności

§ 1. Kto jest administratorem Twoich danych

1.1. Rola Usługodawcy zależy od tego, czyje dane i w jakim celu są przetwarzane:

• Administrator: dane konta Fotografa, dane rozliczeniowe Fotografa, dane techniczne i nawigacyjne wszystkich odwiedzających.
• Podmiot przetwarzający: dane Klientów Fotografa wprowadzone lub zebrane w Galerii (dane zamówień, adresy wysyłki, adresy e-mail, tokeny dostępu, odpowiedzi na ankiety) oraz zdjęcia przesłane przez Fotografa. Dane te przetwarzamy w imieniu Fotografa, który jest ich administratorem, na podstawie Umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu).

1.2. Administrator: Anna Wojtkowiak prowadząca działalność pod nazwą Anna Wojtkowiak Photography, NIP 5951493631, REGON 541570945, Bucharzewo nr 143, 64-410, woj. wielkopolskie.

1.3. Kontakt w sprawach ochrony danych oraz zgłoszeń bezpieczeństwa: kontakt@sharemoments.pl, tel. 607 954 220, adres jak wyżej.

1.4. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679).

§ 2. Jakie dane przetwarzamy

2.1. Dane Fotografa (administrator: ShareMoments):

• imię i nazwisko / nazwa firmy, adres e-mail (login), hasło (w postaci zabezpieczonej, nieodwracalnej), nazwa działalności, telefon (opcjonalnie),
• dane rozliczeniowe i dane konfiguracji płatności Przelewy24 (identyfikatory sprzedawcy; klucze dostępowe przechowywane w postaci zaszyfrowanej).

2.2. Dane Klientów Fotografa (administrator: Fotograf; ShareMoments jako procesor):

• imię i nazwisko oraz adres e-mail podane przy zamówieniu,
• adres do wysyłki (dla zamówień na odbitki), numer telefonu (opcjonalnie),
• dane dostępu do Galerii (tokeny, w stosownych przypadkach zaszyfrowane hasło Galerii),
• historia zamówień (wybrane zdjęcia, pakiety, kwoty, status),
• odpowiedzi na ankiety preferencji powiązane z adresem e-mail z zamówienia,
• w module zgód RODO dla sesji szkolnych/przedszkolnych: dane podane przez rodzica/opiekuna w formularzu zgody (zakres określa Fotograf jako administrator).

2.3. Dane techniczne (administrator: ShareMoments):

• adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, data i godzina żądań, zdarzenia bezpieczeństwa,
• identyfikator sesji (cookie).

2.4. Materiały fotograficzne (administrator: Fotograf; ShareMoments jako procesor):

• zdjęcia przesłane przez Fotografa oraz ich wersje przetworzone (miniatury, wersje średnie, wersje ze znakiem wodnym),
• produkty tworzone ze zdjęć na zlecenie Fotografa (szczegóły przetwarzania: Umowa powierzenia),
• metadane techniczne plików.

§ 3. Cele i podstawy prawne

• Prowadzenie konta i świadczenie usług Serwisu Fotografowi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa). Administrator: ShareMoments.
• Rozliczenia z Fotografem, obowiązki księgowe — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Administrator: ShareMoments.
• Bezpieczeństwo Serwisu, wykrywanie nadużyć, obsługa incydentów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes). Administrator: ShareMoments.
• Obsługa techniczna Galerii, zamówień i płatności Klientów — art. 28 RODO (powierzenie); podstawę wobec Klienta ustala Fotograf. ShareMoments jako procesor.
• Personalizacja oferty na podstawie ankiet — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; realizuje Fotograf jako administrator.
• Wysyłka powiadomień e-mail i SMS o statusie Galerii/zamówienia —art. 6 ust. 1 lit. b RODO / art. 28 (w imieniu Fotografa).

§ 4. Odbiorcy danych / podmioty przetwarzające

4.1. Dane mogą być przetwarzane przez następujące podmioty, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

• Hostido sp. z o.o. (hosting aplikacji i bazy danych, poczta wychodząca) — przetwarzanie i wysyłka e-mail. Polska (UE).
• OVH Sp. z o.o. (OVHcloud, Wrocław) — przechowywanie plików zdjęć (magazyn obiektowy). Polska: Warszawa.
• PayPro S.A. (Przelewy24) — dane niezbędne do obsługi płatności Klienta (imię, e-mail, kwota, tytuł). Polska (UE).
• Vercom S.A. (SerwerSMS.pl, Poznań) — wysyłka SMS z powiadomieniem o gotowej galerii (numer telefonu, imię dziecka, nazwa placówki i grupy, link). Polska (UE).
• Functional Software, Inc. (Sentry) — techniczne dane błędów aplikacji; konfiguracja wyłącza przesyłanie danych osobowych użytkownika. Region UE (Frankfurt); podmiot z siedzibą w USA — dane objęte standardowymi klauzulami umownymi.

Aktualna lista podmiotów przetwarzających: sharemoments.pl/podmioty-przetwarzajace.

4.2. Wszystkie podmioty przetwarzające działają na podstawie umów powierzenia zapewniających poziom ochrony zgodny z RODO.

4.3. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami prawa.

4.4. Poza przypadkiem Sentry (region UE, klauzule umowne) dane nie są przekazywane do państw trzecich.

4.5. Gdy Fotograf przekazuje zamówienia do druku, dane potrzebne do realizacji zlecenia (dane Fotografa do faktury i dostawy, a jeśli Fotograf tak wybierze - imię i nazwisko dziecka oraz grupę do oznaczenia paczek) otrzymuje laboratorium wybrane przez Fotografa.

§ 5. Okres przechowywania

• Dane konta Fotografa — przez czas trwania umowy + 3 lata (przedawnienie roszczeń).
• Dane rozliczeniowe / księgowe — 5 lat od końca roku podatkowego.
• Dane zamówień Klientów — zgodnie z decyzją Fotografa (administratora); domyślnie do 5 lat (obowiązki podatkowe Fotografa).
• Zdjęcia niesprzedane w Galerii — do 90 dni po zamknięciu Galerii (dacie wygaśnięcia dostępu), po czym są trwale usuwane. Na wcześniejsze żądanie Fotografa lub rodzica — niezwłocznie.
• Zdjęcia zakupione — do 12 miesięcy od zakupu; przez ten czas kupujący ma do nich dostęp przez link do pobrania.
• Zgoda rodzica i dane kontaktowe (formularz zgód RODO) — do zamknięcia formularza zgód, a następnie 2 lata jako dowód udzielenia zgody (art. 7 ust. 1 RODO).
• Konto Fotografa po zamknięciu — 30 dni na eksport danych, po czym dane i pliki są usuwane (z zastrzeżeniem danych podlegających obowiązkowej archiwizacji).
• Linki do pobrania zakupionych plików — 60 dni od płatności (z możliwością przedłużenia przez Fotografa oraz w ramach 12-miesięcznego okresu dla zdjęć zakupionych).
• Logi aplikacji — 14 dni.
• Zdarzenia w Sentry — zgodnie z retencją usługi (do 90 dni).
• Odpowiedzi ankietowe — do wniesienia sprzeciwu / żądania usunięcia, nie dłużej niż 3 lata.
• Cookie sesji — do zakończenia sesji przeglądarki / wygaśnięcia (do 120 minut bezczynności).

§ 6. Twoje prawa

6.1. Przysługuje Ci prawo: dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu (wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie).

6.2. Jeżeli Twoje dane przetwarzamy jako procesor w imieniu Fotografa (dane Klienta, zdjęcia), wniosek o realizację praw kierujesz do Fotografa (administratora). Jeśli skierujesz go do nas, przekażemy go Fotografowi i pomożemy w obsłudze.

6.3. Wnioski: kontakt@sharemoments.pl (temat: „RODO — [nazwa prawa]"). Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

6.4. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

§ 7. Pliki cookie

7.1. Serwis wykorzystuje wyłącznie pliki cookie niezbędne do działania: identyfikator sesji (sharemoments_session) oraz token zabezpieczający formularze (XSRF-TOKEN). Nie są to cookie marketingowe ani profilujące.

7.2. Cookie niezbędne nie wymagają zgody. Możesz je zablokować w ustawieniach przeglądarki, ale wówczas logowanie i część funkcji Serwisu nie będą działać.

7.3. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy cookie analityczne lub funkcjonalne, poprosimy Cię o zgodę odrębnym komunikatem przed ich użyciem.

§ 8. Bezpieczeństwo

8.1. Stosujemy m.in.:

• szyfrowanie połączeń,
• przechowywanie haseł w postaci zabezpieczonej, nieodwracalnej,
• szyfrowanie danych wrażliwych (m.in. kluczy płatności i haseł dostępu do Galerii),
• kontrolę dostępu do oryginałów zdjęć,
• monitorowanie błędów i zdarzeń bezpieczeństwa,
• regularne kopie bezpieczeństwa.

8.2. W razie naruszenia ochrony danych podejmujemy działania naprawcze i — gdy wymagają tego przepisy — zawiadamiamy organ nadzorczy oraz osoby, których dane dotyczą, w terminach z RODO.

§ 9. Zmiany polityki

9.1. Politykę możemy aktualizować (zmiana prawa, funkcji Serwisu, podmiotów przetwarzających). O istotnych zmianach informujemy e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej oraz komunikatem w Serwisie.

9.2. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem sharemoments.pl/polityka-prywatnosci.